大力促进社会组织档案管理规范化建设  
  时间:2013年04月15日  
     
大力促进社会组织档案管理规范化建设
   延吉市民间组织管理局
        延吉市民间组织管理局从加强档案基础建设入手,认真贯彻《档案法》及其各项管理制度,强化责任意识,加强专业培训,规范审批程序,抓管理,重实效,加大社会组织档案管理规范化建设,大力提升档案管理专职人员素质,全面助推社会组织管理档案工作再上新台阶。
  抓制度 抓培训 有效夯实档案管理基础
  社会组织档案工作是社会组织建设的重要组成部分,它关系到社会组织整体发展建设水平,是社会组织建设的一项重要的基础性工作,同时也是提高工作效率和工作质量的必要条件。
  明确责任分工,强化档案管理意识。延吉市民政局、民间组织管理局高度重视社会组织档案管理工作,成立了以民政局副局长、民间组织管理局局长金典勇为组长,教育局、人社局、卫生局等各业务主管单位为成员的全市档案管理工作领导小组,下设领导小组办公室,办公室设在民间组织管理局,民间组织管理局副局长孙力任领导小组办公室主任,具体管理全市社会组织的档案工作,设有专职档案管理人员,切实做到一级抓一级,层层抓落实的工作格局。
  加强专业培训,提高业务工作水平。积极参加由市档案局举办的《延吉市档案管理工作培训班》,认真学习了《档案法》、《档案管理办法》、《如何做好档案管理员》等相关培训,并参观市人民检察院、市交通运输管理所、市国家税务局等单位的档案管理工作,听取了单位领导在档案管理工作经验介绍。通过培训、参观借鉴学习,使档案管理人员掌握了档案管理知识,提升档案管理整体水平,达到了强化档案管理人员的业务素质目的。
  加大资金投入,完善硬件设施。延吉市民政局在2008年筹建民政大厦办公楼之初,立足档案管理的长远需要出发,安排了58平方米的档案室,为社会组织档案的存放、保管、使用提供了有利条件。为了使档案工作符合规范化管理的要求,民政局积极筹措资金3.5万元投入到社会组织档案管理工作进行软件设施建设,并购置了630组档案密集架、电脑、摄像机、照相机、扫描仪及标准的卷皮、卷盒等。对所有档案进行分类、编号、装订装盒,达到了归档文件管理细则的要求。
  重实效 促发展 全面推进档案规范化建设
  在档案建档工作中,延吉市民间组织管理局严格按照上级业务部门的指导和《档案法》的相关要求进行归档,力争社会组织档案管理标准化、规范化建设一步到位
  严把入口关,规范审批程序,是加强档案规范化建设的前提。近年来,延吉市民间组织管理局积极探索,完善措施,加强管理,使档案管理方面逐步走向了规范化。严格按照《社会团体登记管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》的要求,从申请筹备、申请成立登记、到备案进行了严格的把关。在申请成立登记过程中实行评议制度,由发起人、业务主管单位、登记管理机关三家一起评议该社会组织是否成立,坚持做到了五防四严三不批五防即防止感情用事、防止弄虚作假、防止怕麻烦不深入调查、防止互相推诿、防止该批的不批不该批乱批;四严即严格程序、严格对象、严格纪律、严格把关;三不批即申请表和申请书情况反映不明的不批、申请证明材料不全或不实的不批、政策上有争议没有明确前的不批。对社会组织登记成立审批过程做到了公平、公开、公正。
  通过严格的审批制度做好社会组织档案的立卷归档工作,一方面,把有保存价值的文件或有关材料认真收集整理;另一方面,坚持一事一卷单独立卷的原则,一个社会组织登记完毕即形成了完整的档案。
  建章立制,依法严格管理,是加强档案规范化建设的关键。在档案管理过程中,延吉市民间组织管理局高度重视档案工作的依法管理工作,认真抓好《档案法》及其实施办法和一系列相配套的档案行政法规、条例的实施。先后制订了《延吉市民间组织管理立卷归档制度》、《延吉市民间组织管理档案室管理制度》、《延吉市民间组织档案安全保密制度》、《延吉市民间组织管理档案员工作责任制度》、《延吉市民间组织管理档案借阅制度》,为了更好的落实这些制度。同时又结合实际,制订了《延吉市社会组织档案管理工作规范化建设意见》,将档案工作的诸多环节,通过科学的规章制度进行规范,使全局各类档案管理工作有法可依,有章可循。同时,定期检查督促,确保档案管理的各项制度落到实处。
  强化监督,规范日常管理,是搞好档案工作的重要保证。在日常工作中,严把公文处理关,严格执行文件收发工作规程,按归档范围认真抓好立卷归档工作。同时,利用社会组织一年一度参加年检大好时机,加大对社会组织的监督管理力度,主动收集社会组织有价值的资料,进行合理归档,为贯彻落实吉民发[201014号文件要求打下良好基础。为加强社会组织进一步管理工作,促进社会组织健康发展,在州民间组织管理局的指导下,高质量地完成了全市377个社会组织信息报送工作,并实现了微机管理档案,大大提高了档案管理的科技含量。
  练内功 提素质 全面提升档案专职人员业务水平
  社会组织的档案管理是一项专业性极强的工作,档案管理工作人员,必须具备责任心强、勤奋务实、精通业务等多方面素质。
  巧借东风,培训人员。局里大胆任用具有多年科室内勤及档案工作管理经验的专职档案员,通过走出去、请进来等方法,全力提升档案管理人员的业务素质。一方面组织人员积极参加州、市举办的档案业务培训班,并联系参观兄弟单位有关档案管理的先进经验;另一方面,主动邀请延吉市档案局管理方面的专家到局里进行现场指导。
  大练内功,自强筋骨。局里遵循打铁还须自身硬的原则,坚持高标准、严要求,通过培训有效地提高了档案管理人员的业务素质,要求档案管理人员做到三勤,即一是腿勤,不辞辛苦,要求工作人员要经常奔走于各社会组织之间,收集有价值的档案资料;二是嘴勤,善学勤问,迎难而上,不留档案管理死角和盲区,保证资料及时、完好保存归档;三是手勤,把平时收集的资料精心分类、保管、摆放有序。
  把握细节,量化标准。局里要求档案管理人员眼明、心细、责任强,注意观察,把握三个细节。在工作中将标准具体量化,即一是要求对档案库房的温度、湿度,防火、防潮,借阅、整理等相关要求烂熟于心;二是库房档案柜统一编序号,按档案门类分类排列。按永久、长期和短期编序号排放,做到整齐有序,方便利用。三是对档案的接收、移出、借阅、整理、鉴定、销毁、利用等应严格履行登记手续,统计数字要准确无误,并定期进行检查、核对,发现问题及时处理。
  2009年,延边州社会组织档案管理工作现场会在延吉市成功召开,延吉市社会组织档案管理工作经验介绍得到了与会上级领导和兄弟县市同仁的肯定和赞许。总结经验,改进不足,延吉市民间组织管理局努力使档案综合管理工作向纵深发展,并大胆提出向省级档案管理单位进军的目标。

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